Управление изменениями: реальные примеры из практики внедрения процессного подхода

Внедрение процессного управления не ограничивается только описанием и оптимизацией бизнес-процессов. Не менее важным этапом являются мероприятия, следующие за основными работами. Рассмотрим конкретные шаги и примеры из опыта двух организаций, которые помогут понять, как эффективно управлять изменениями.

Пример 1: Комплексные меры по управлению бизнес-процессами

В первом примере рассмотрим набор мероприятий, реализованных процессным офисом организации. Многие из этих мер могут быть полезны для включения в собственные проекты.

1. Доступ к информации: Была разработана и опубликована матрица бизнес-процессов, включающая владельцев, графические модели и нормативные документы. Каждый сотрудник получил быстрый доступ к моделям и регламентам процессов с возможностью поиска по различным критериям.

2. Информирование сотрудников: Организованы регулярные рассылки по электронной почте, информирующие участников процессов о выполненных изменениях и утверждении новых моделей. Сотрудники обязаны были подтверждать ознакомление с изменениями в системе.

3. Система показателей: Разработана система оценки владельцев бизнес-процессов, включающая:

   • Уровень формализации процессов.
   • Актуальность моделей и регламентов.
   • Количество операционных рисков.
   • Внедренные изменения и инновации.
   • Индекс удовлетворенности клиентов.
   • Количество претензий и жалоб.

4. Визуализация: Внутри организации размещены плакаты и баннеры, напоминающие о процессном управлении.

5. Консультации: Еженедельно проводились индивидуальные консультации с владельцами и аналитиками процессов.

6. Сбор идей: Запущена внутренняя программа для сбора предложений по улучшению процессов с вознаграждением авторов лучших идей.

7. Обучение: Разработаны учебные материалы и тесты по процессному управлению для руководителей и сотрудников. Обучение персонала в дистанционном режиме - Центр сертификации и обучения

8. Интеграция систем: Система управления бизнес-процессами интегрирована с другими системами организации для максимального вовлечения руководителей и сотрудников.

9. Контроль и обновление: Организован постоянный контроль и обновление графиков описания и оптимизации процессов.

Служба обучения персонала (корпоративный университет) также внесла значительный вклад, организовав очное и дистанционное обучение всех руководителей и сотрудников по процессному управлению.

Пример 2: Мотивация подразделений к участию в процессном управлении

Во втором примере организация столкнулась с проблемой низкой вовлеченности ключевых подразделений в описание и оптимизацию бизнес-процессов. Решение заключалось в предоставлении каждому подразделению выгод от участия в процессном управлении.

1. ИТ-департамент: Получил возможность оптимизации ИТ-архитектуры, автоматического формирования технических заданий и быстрого внедрения процессов в BPM-системы.

2. Подразделение операционных рисков: Смогло идентифицировать и контролировать риски в бизнес-процессах, визуализировать их на графических моделях.

3. Департамент персонала: Автоматизировал формирование электронных баз знаний и должностных инструкций, а также расчет оптимальной численности персонала.

4. Подразделение маркетинга и продуктов: Разработало эффективные процессы по выпуску новых продуктов и управлению продуктовой линейкой.

5. Подразделение стратегического планирования: Разработало стратегии и KPI в рамках единой бизнес-архитектуры.

6. Финансовые подразделения: Провели функционально-стоимостной анализ процессов, рассчитали их себестоимость и разработали тарифы.

Эти меры помогли значительно ускорить продвижение работы по описанию и оптимизации бизнес-процессов, так как подразделения увидели конкретную выгоду от своего участия.

https://usart.ru/